E aí, doutor(a)! Vamos ser sinceros: muitos médicos acabam presos em um ciclo vicioso: contratam, se arrependem, demitem, e colocam a culpa na secretária quando o consultório não prospera. O que eu vejo é que o grande problema não está nas pessoas, mas sim na maneira como a contratação de secretária é feita. A maioria dos colegas abre a vaga, aceita currículos e pede indicação de parentes ou amigos, pulando etapas fundamentais.
Se você está cansado de ter a clínica girando no automático e quer uma equipe que atraia pacientes particulares e aumente seu lucro, a chave é parar de pedir indicação e começar a aplicar um processo de contratação estratégica. Este artigo vai te mostrar cinco passos rápidos e práticos para encontrar a Secretária Médica Ideal – aquela que não é só boa para servir café e atender o telefone, mas que transforma o seu agendamento em venda.
Essa prescrição é o que diferencia um consultório lifestyle de um negócio que tem clareza e processo para tudo que faz. É hora de ter certeza de que a pessoa que está na linha de frente da sua clínica é a melhor vendedora do seu serviço.
Passo 1: Desenhe o Job Description (A Lista de Tarefas)
O primeiro passo para a contratação de secretária de sucesso é simples, mas crucial: você precisa criar o Job Description. Basicamente, isso é listar tudo que você precisa que a secretária faça. Isso traz clareza para você e para o futuro candidato.
Não se limite ao óbvio. Sua secretária precisa só atender o telefone e abrir a porta? Ou ela também vai entregar o café, fazer o follow-up com pacientes, gerir o WhatsApp da clínica e aplicar técnicas de vendas?. Listar todas as atividades de forma clara é o que evita surpresas e desalinhamentos no futuro. O Job Description é a base para o treinamento e a gestão que virão depois.
Passo 2: Crie um Processo para Cada Atividade
Depois de listar todas as atividades no Job Description, você vai dar o próximo salto: criar um processo para cada uma delas. Se você não tem tempo para isso, contrate alguém para te ajudar, mas não comece sem processos. O processo é o seu manual de execução.
Um processo simples seria: "Toda vez que o paciente chegar, é assim que ele precisa ser recebido: Passo 1, Passo 2, Passo 3". Essa criação de atividades processuais garante que a execução seja feita da mesma forma, com excelência, independentemente de quem esteja na função. É o que permite que seu consultório funcione com padrão de qualidade e previsibilidade.
Passo 3: Faça a Seleção Apenas Com o Processo em Mãos
Somente depois de ter o Job Description e os processos prontos você deve abrir a seleção de candidatos – que é o que todo mundo faz primeiro. Agora, ao receber os currículos, você já tem a matriz de avaliação para sua Secretária Médica Ideal.
Você vai procurar por candidatas que demonstrem no currículo a capacidade de execução, mas principalmente, que demonstrem o perfil de quem consegue absorver e aplicar processos. Isso reduz drasticamente o tempo de onboarding e diminui a chance de ter uma secretária que simplesmente não se encaixa na sua cultura de excelência e gestão.
Passo 4: Aplique um Teste Prático (Simulação)
O quarto passo é crucial para validar a execução. Com os processos em mãos, você fará um teste prático. Você precisa simular as atividades principais e ver se os candidatos conseguem fazê-las e se entendem a lógica por trás delas.
O teste prático deve incluir simulações de atendimento por telefone e, principalmente, por WhatsApp, já que são os principais canais de conversão. Você pode simular a situação de um paciente ligando para saber o preço da consulta e ver se a candidata aplica as técnicas de SPIN Selling Médico para entregar valor antes de entregar o preço. Isso vai te mostrar quem tem feeling comercial e quem apenas segue um script.
Passo 5: Use um Teste Comportamental Estratégico (DISC)
As candidatas finalistas, aquelas que se saíram bem no teste prático, devem passar pelo último filtro: o teste comportamental, como o DISC. Este teste é uma prescrição de ouro, pois ele te diz se a pessoa tem a característica inata para as funções que ela irá exercer.
A Prescrição é a Seguinte:
- Foco em Vendas e Comunicação: Se as atividades principais da sua secretária forem comunicar e vender (o que deve ser a prioridade se você quer mais pacientes particulares), ela precisa ser sociável e ter o "I" (Influência) do DISC mais desenvolvido.
- Foco em Organização: Se ela for trabalhar mais com a parte de organização, planilhas e gestão de agenda, ela deve ter o "C" (Conformidade) do DISC mais desenvolvido.
Avaliando o perfil comportamental, você garante que está contratando a pessoa certa, na função certa, o que aumenta a satisfação dela e a eficiência da sua clínica.
Uma Contratação que Garante o Lucro
Com esses cinco passos, você substitui o "achismo" por um processo estratégico. Você terá clareza sobre o que esperar da sua secretária, processo para garantir a excelência, e testes que avaliam a competência e o comportamento. Eu tenho certeza que as suas próximas secretárias serão ótimas.
Sua clínica é seu negócio. A Secretária Médica Ideal não é uma despesa, mas o investimento mais importante para o seu crescimento.
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