A secretária não é apenas quem atende o telefone. Ela é a primeira impressão, o filtro de qualidade e o motor silencioso do seu consultório. Contratar errado custa caro: perda de pacientes, caos na agenda e desgaste mental. Este guia vai direto ao ponto para você montar um processo de contratação à prova de amadorismo.
1. Crie um Job Description Cirúrgico
Nada de descrições vagas. Liste cada tarefa com precisão:
- Atendimento presencial e telefônico.
- Gestão de agenda médica.
- Organização de prontuários e documentos.
- Controle de estoque de materiais.
- Apoio em processos administrativos.
Inclua também competências desejadas, como proatividade, empatia e domínio de ferramentas digitais. Um job description claro atrai candidatos alinhados e afasta os despreparados.
2. Estruture Processos Detalhados
Não deixe espaço para interpretações. Documente passo a passo como cada tarefa deve ser executada. Por exemplo:
- Recepção de pacientes:
- Cumprimentar com cordialidade.
- Confirmar dados cadastrais.
- Informar tempo de espera estimado.
- Agendamento de consultas:
- Verificar disponibilidade na agenda.
- Confirmar com o paciente.
- Enviar lembrete por SMS ou WhatsApp.
Processos bem definidos garantem consistência e qualidade no atendimento.
3. Selecione com Critérios Rígidos
Vá além do currículo. Avalie:
- Experiência prévia: preferencialmente em ambientes de saúde.
- Habilidades interpessoais: comunicação clara, empatia e paciência.
- Conhecimentos técnicos: informática básica, sistemas de gestão e terminologia médica.
Utilize entrevistas estruturadas com perguntas situacionais para entender como a candidata reage a desafios reais do dia a dia.
4. Realize Testes Práticos
Simule situações do cotidiano do consultório:
- Atendimento telefônico: como lida com um paciente irritado?
- Organização de agenda: consegue lidar com encaixes e remarcações?
- Uso de sistemas: tem facilidade com softwares de gestão?
Esses testes revelam competências práticas que muitas vezes não aparecem em entrevistas.
5. Aplique o Teste Comportamental DISC
Entenda o perfil comportamental da candidata para garantir alinhamento com as demandas do cargo:
- Influente (I): excelente para funções que exigem comunicação e persuasão.
- Estável (S): ideal para ambientes que requerem paciência e consistência.
- Conforme (C): perfeito para tarefas que demandam atenção aos detalhes e conformidade com regras.
Utilizar o DISC ajuda a prever como a secretária se comportará em diferentes situações e como ela se encaixará na dinâmica da equipe.
Contratar a secretária médica ideal não é questão de sorte, é resultado de um processo estruturado e criterioso. Siga estas etapas com disciplina e transforme sua recepção em uma máquina de encantamento e eficiência.
Pronto para elevar o nível do seu consultório? Implemente este processo e veja a diferença na qualidade do atendimento e na satisfação dos pacientes.